Niedersächsische Landesarchive

Interview mit Herrn Dr. Detlef Busse, Leiter Geschäftsbereich 3 im Niedersächsischen Landesarchiv

Herr Dr. Busse, damit die Leser Sie und Ihre Tätigkeit im Landesarchiv kennenlernen können, beschreiben Sie diese bitte kurz.

Im Geschäftsbereich 3 – Zentrale Werkstatt im Niedersächsischen Landesarchiv- bin ich verantwortlich für die Werkstattmitarbeiter des Landesarchivs, wie auch für Grundsatzfragen der Bestandserhaltung. Ich leite die Restaurierungs-und Konservierungsarbeiten, sowie die Schutz- und Sicherungsmedienerstellung, insbesondere für die Bundessicherungsverfilmung, die wir im Auftrag des Bundesamtes für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (BBK), Bonn durchführen. Die Digitalisierung der Sicherungsmedien (35 mm Rollfilm) ist deshalb ebenfalls in meinem Zuständigkeitsbereich angesiedelt. Darüber hinaus fällt mir mit der Bereitstellung der Daten im digitalen Lesesaal des Landesarchivs eine langfristige Aufgabe zu.

Im Landesarchiv wird bereits etliche Jahre digitalisiert, viel von Sicherungsfilmen. Wie läuft das in der Praxis ab?

Im Zuge interner Reformmaßnahmen, dem Projekt "Perspektive NLA 2020", werden die Ausrichtung und die zukünftigen Schwerpunkte unserer Arbeit beschrieben. In diesem Zusammenhang steht auch der geplante Aufbau eines digitalen Lesesaals für unsere Nutzer. Im Konzept wurde festgelegt, zukünftig nicht mehr nur auf die tradierte Bereitstellung der Originale oder analogen Sekundärmedien (Mikrofilm) zu setzen, sondern die digitale Bereitstellung der Bestände zu priorisieren. Zukünftig entscheidet ein Mitarbeiter im NLA, welche Repräsentationsform der Quelle dem Nutzer zum Lesen und Arbeiten angeboten wird. Er legt fest, ob das Original, der Mikrofilm oder das digitale Abbild vom Original dem Nutzer bereitgestellt wird. Vorhandene analoge Anzeigesysteme (Mikrofilmlesegeräte und Reader Printer) ersetzen wir nicht, sie werden im digitalen Lesesaal nicht mehr benötigt.

Mit unserem Archivinformationssystem Arcinsys, welches in Zusammenarbeit mit dem LA Hessen entwickelt wurde, können sich Nutzer über die Onlinesuche alle Archivalien und Bestände anzeigen lassen. Es bietet alle notwendigen Funktionen, die ein Archiv für seinen Geschäftsbetrieb benötigt. In diesem Zusammenhang steht, nun komme ich auf die Frage zurück, die 2015 gestartete Massendigitalisierung vom 35 mm Rollfilm. Seit Jahrzehnten sichern wir unsere Bestände bereits auf diesem Medium, es hat sich zur Bewahrung unseres kulturellen Erbes als zuverlässig und sehr sicher erwiesen. Letztlich baut ja auch die Bundessicherungsverfilmung auf dem Mikrofilm auf. Wir nutzen unseren Bestand von 66.000 Rollfilmen, 35 mm, um möglichst schnell, eine sehr große Anzahl an digitalen Objekten für unser Archivinformationssystem und damit für den digitalen Lesesaal zu bekommen. Am Werkstattstandort des NLA in Bückeburg werden derzeit die Digitalisierung und die Nachverarbeitung der digitalen Ergebnisse mit der Software Mikroformcutter und Split4Page von Walter Nagel durchgeführt. Ausgehend von Zugriffswahrscheinlichkeiten entscheiden wir, welche Mikrofilme vorrangig zur Digitalisierung kommen.

Mit welchen Elementen im Workflow gab es Probleme?

Es geht, wie ich schon erläutert habe, um gewaltige Mengen an Digitalisaten. In der Startphase hatten wir darauf gesetzt, die Filme extern zu digitalisieren und nachverarbeiten zu lassen. Unsere Aufgabe haben wir darin gesehen, die Qualitätssicherung der gelieferten Daten zu übernehmen. In der Praxis hat sich nach einiger Zeit dann herausgestellt, dass die Kontrolle der großen Datenmengen eine sehr zeitintensive Tätigkeit ist. Insbesondere auch deshalb, weil unsere externen Partner in angemessener Zeit die Bezahlung für ihre geleistete Arbeit erwarteten. Hinzu kam ein erheblicher Aufwand, der für das Reklamieren der fehlerhaften Daten und das erneute Prüfen der berichtigten Leistung anfiel. Diese Erfahrungen haben uns letztlich dazu bewogen, die Inhouse-Digitalisierung und Datenbearbeitung strategisch direkt im NLA durchzuführen.

Die Software Split4Page und Mikroformcutter setzen Sie produktiv ein. Warum und mit welchen Erfahrungen?

Der Gewinn an Zeit und Qualität ist für uns der entscheidende Faktor gewesen. Wir sind darauf angewiesen, dass die digitalen Ergebnisse unsere Nutzer im Lesesaal überzeugen. Die Bildqualität muss stimmen, die später von Arcinsys im Lesearbeitsplatz angezeigte Seite soll natürlich auch vom Zuschnitt dem Original gleichen. Unsere Nutzer akzeptieren das neue Angebot nur, wenn das digitale Ergebnis passt. Stimmt das Ergebnis unserer Arbeit nicht, wird der Nutzer doch wieder die Vorlage des Originals verlangen. Die konsequente Nutzung von Schutzmedien stellt einen wesentlichen Baustein der Bestandserhaltung im NLA dar und kann für Benutzer und Archiv noch dazu Zeit und Kosten sparen. Wir sind deshalb darauf angewiesen, gute Digitalisate bieten zu können, die wir allein schon aus Kostengründen in einem professionellen Prozess herstellen müssen. Die Softwaremodule Mikroformcutter und Split4Page von Walter Nagel versetzten uns in die Lage, die Interessen der Nutzer, sowie unsere eigenen, zu wahren.

Nach der automatisierten Digitalisierung der Filme erfolgt die anschließende Qualitätssicherung, Seitenbeschneidung und das Finden von Trennblättern, ebenfalls alles sehr stark automatisiert. Der Durchsatz ist hoch und der Mitarbeiter kann sich, bedingt dadurch, dass viele Prozesse automatisch ablaufen, auf Kontroll- und Korrekturaufgaben beschränken. Es lässt sich als Erfahrung festhalten, dass der Ablauf für große Mengen an digitalen Objekten sorgt und auch für einen zufriedenen Mitarbeiter.

Würden Sie die wichtigsten Fakten nennen, die zur Produktentscheidung führten?

• Ein erheblicher Zuwachs an Produktivität
• Die Ergebnisse der Bearbeitung sind im Schnitt besser als vorher
• Zuverlässigkeit im Verfahren
• Der Zeitgewinn kann in Umwidmungsarbeiten gesteckt werden

Kurzportrait Landesarchiv Niedersachsen

Das Landesarchiv ist auf der Grundlage des niedersächsischen Archivgesetzes für die Bildung, Pflege und Nutzung des Archivguts, das aus dem Schriftgut der gesamten staatlichen Verwaltung und Justiz übernommen wurde, verantwortlich. Es gliedert sich in den Standort Hannover sowie die Standorte Aurich, Bückeburg, Oldenburg, Osnabrück, Stade und Wolfenbüttel.