Presse-Distributions-Gesellschaft mbH + Co. KG

Interview mit Rüdiger Mantke (Leiter IT) und Manuel Grüttemeier (Projektleitung) der Presse-Distributions-Gesellschaft Bielefeld

Bitte stellen Sie das Projekt kurz vor.

Der Online-Katalog der PDG ist seit Jahren die Visitenkarte des Unternehmens. Die Verlage und unsere Kunden können dort unser Angebot einsehen und daher sollte dieses Angebot auch modern und professionell präsentiert werden.

In dem Projekt wurde auf der einen Seite der Online-Katalog durch die Firma ConceptNet auf neue Beine gestellt und auf der anderen Seite der Scanprozess zur Erzeugung der Bilder für den Katalog verbessert.

Welches Problem mussten Sie lösen, als Sie sich auf die Suche nach einer Scanlösung gemacht haben?

Es gab viele verschiedene Probleme, mit denen wir uns auseinander setzen mussten. In einem eigenen Arbeitsschritt wurden bisher mit einem Flachbettscanner die Cover der Zeitschriften eingescannt. Zunächst einmal waren wir nicht mit der Qualität zufrieden. Viele Bilder hatten weiße Flecken durch Reflexionen, waren schief, gewellt oder durch Folienüberzug oder ähnliches gar nicht wirklich zu scannen.

Darüber hinaus hatten wir aufgrund der schlechten Scans auch Probleme beim Auslesen des Barcodes, speziell des add-On, um die Bilder automatisch in der Warenwirtschaft und später im Webkatalog an den richtigen Datensatz zu hängen. Manuelle Nachbearbeitung war häufig notwendig.

Weil der ganze Prozess recht aufwendig gewesen ist, haben wir uns nur auf Coverbilder beschränkt. Gerade aber für den Webkatalog wollten wir gerne auch das Inhaltsverzeichnis sowie die Vorschau auf die kommende Ausgabe einscannen und anbieten. Das war mit vertretbaren Aufwand aber nicht möglich.

Wie sind Sie bei der Suche nach einer neuen Lösung vorgegangen und welche Erfahrungen haben Sie dabei gemacht?

Grundsätzlich war die Suche relativ einfach für uns. Wir hatten früher schon einmal einen Scanner für Bücher, der ähnlich funktionierte und wussten daher, dass es professionelle Lösungen gibt. Zunächst haben wir im eigenen Netzwerk und bei bestehenden Lieferanten nachgefragt, aber die angebotenen Lösungen waren wenig professionell. Bei der Google-Suche sind wir auf Sie gestoßen und haben uns an die positive Zusammenarbeit aus dem Bereich Dokumentenmanagement erinnert. Danach haben wir uns recht schnell persönlich getroffen, die Anforderungen besprochen und dann stand das Konzept für die Lösung.

Warum fiel Ihre Wahl am Ende auf unseren Archivscanner?

Wie schon gesagt, haben wir mit einer ähnlichen Lösung früher schon gute Erfahrungen gemacht und wussten, dass der Archivscanner optimal für unsere Zeitschriften geeignet ist. Ganz entscheidend war für uns die Software multidotscan und die Kompetenz der Mitarbeiter in dem Projekt. Wir wollten eine flexible Lösung haben, die sich in unsere Warenwirtschaft einbinden lässt und damit den Prozess deutlich beschleunigt. Durch die vielen Einstell- und Anpassungsmöglichkeiten konnten wir den Arbeitsplatz genau so gestalten, wie wir ihn gebraucht haben und mussten keine Kompromisse eingehen. Zudem ist dadurch der ganze Arbeitsplatz nicht nur schnell und erzeugt deutlich bessere Bilder, er ist auch sehr einfach zu bedienen.

Welche Rolle hat dabei die Integration in die vorhandene Infrastruktur gespielt?

Die Anbindung an die Warenwirtschaft und damit an den Webkatalog sowie die nahtlose Integration in den Prozess am Wareneingang war absolut entscheidend. Heute scannen wir im Wareneingang zwischen 550 und 600 Titel pro Woche und davon jeweils ca. 3-4 Bilder, was deutlich mehr ist als früher mit dem aufwendigen Verfahren. Der Scanner steht direkt in der Logistik und ist in den Arbeitsprozess der Kommissionierung, Warenprüfung und der weiteren Bearbeitung integriert. Am Scanarbeitsplatz wird der Barcode mit sehr hoher Sicherheit erfasst und angezeigt, welche Seiten zu scannen sind. Also Cover, Inhaltsverzeichnis und Vorschau. Diese Information kommt live und direkt aus unserer Warenwirtschaft und die Scans werden auch automatisch dort abgespeichert.

Damit erfüllt der Archivscanner auch eine Aufgabe in der Qualitätssicherung. Denn somit werden direkt die Barcodes, die aufgedruckten Preise  und die Heftnummern geprüft. Auch das Einwiegen geschieht hier. Dublettenerzeugung, falsche Bilder zu den Artikeln oder Ähnliches gibt es nicht mehr.

Wie zufrieden sind Sie mit der Lösung in der Praxis? Haben sich Ihre Vorbereitungen und Tests ausgezahlt?

Unsere Geschäftsführung und der Vertrieb sind sehr zufrieden, weil die Bilder im Web nun deutlich besser aussehen, weil wir mehr Bilder verfügbar haben und weil der ganze Prozess viel ökonomischer abläuft als vorher.

Wir haben uns in dem Projekt bewusst Zeit für die Ausarbeitung der genauen Anforderungen sowie für ausführliche Tests genommen, um möglichen Fehlerquellen vorzubeugen. Dadurch gab es in der Produktion auch keine Probleme und es läuft alles rund. Kleinere Ideen und Anforderungen, die uns erst in der Produktion eingefallen sind, wurden schnell und unkompliziert umgesetzt.

Den neuen Online-Katalog inkl. der hochwertigen Bilder können Sie sich unter: www.zzol.de anschauen.

Über die Presse-Distributions-Gesellschaft Bielefeld - Auszug von www.pdg-bielefeld.de

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Das ganze Interview finden Sie als PDF ganz unten auf dieser Seite und auch in unserer Mediathek.