Verbandsgemeindearchiv Bad Ems-Nassau

Interview mit Steffen Schütze

Bitte stellen Sie sich und Ihre Arbeit kurz vor.
Mein Name ist Steffen Schütze und ich bin seit 2022 in der Verbandsgemeinde Bad Ems-Nassau tätig. Ich bin dort Archivleiter für das Verbandsgemeindearchiv, worunter mehrere Archive fallen: das Stadtarchiv Nassau, das Stadtarchiv Bad Ems und das Verbandsarchiv als Ganzes. Zuvor habe ich bereits seit 2003 im Stadtarchiv Bad Neuenahr-Ahrweiler sowie im Kreisarchiv Ahrweiler gearbeitet, wo wir auch bereits Einiges digitalisiert haben, so dass in unser Interview auch Erfahrungen der vorherigen Dienststellen mit einfließen werden. Im Bestand und der Sammlung haben wir verschiedene Archivalien der Stadt Bad Ems, der Ortsgemeinden und der Verbandsgemeinde, so z.B. Bauakten von Bad Ems, Standes-amtsunterlagen (Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden), Meldeunterlagen sowie Rats- und Gemeinderatsprotokolle digitalisiert. Darüber hinaus verfügen wir über eine umfangreiche regionalgeschichtliche Bibliothek (keine Ausleihe), ein Zeitungsarchiv (ab 1848), Kurlisten, Sammlungen von Ansichtskarten, Druckgrafiken, Fotos, Karten und Plänen.

Wenn Sie ein paar Jahre zurückblicken, wie haben sich die Anforderungen an die Digitalisierung in Ihrem Haus verändert und was war Ihnen bei der Auswahl einer passenden Lösung besonders wichtig?

Zuvor wurde in Bad Ems-Nassau nur sehr wenig digitalisiert. Mein Vorgänger hat z.B. Fotos und Postkarten digitalisiert. Die einzige Möglichkeit, die wir hatten, schnell auf Anfragen zu reagieren, war, diese selbst mit dem Handy abzufotografieren und dann als Ausdruck mitzugegeben oder als Jpg zu verschicken.  
Ein großes Problem stellte die recht hohe Nachfrage nach Standesamtsunterlagen und Bauunterlagen dar. Hier wurde klar, dass wir eine Möglichkeit benötigen, diese in guter Qualität, schonend und schnell zu digitalisieren. Die Digitalisate sollten auch zeitnah online bereitstehen. Der SensiShot arbeitet sehr zügig und hochwertig, was uns wichtig war und die Visual Library ist ein sehr gutes Programm, mit dem man die Unterlagen sehr schnell online und Nutzern zur Verfügung stellen kann. Sie können sich vorstellen, wie umständlich es in meiner vorherigen Dienststelle war, auf herkömmlichen A3-Scannern zu scannen. Dort mussten wir z.B. große und unhandliche Bauzeichnungen, extern digitalisieren lassen. Mit dem SensiShot können wir nun Bauzeichnungen bis DIN A1 vor Ort zu 85-90 Prozent selbst digitalisieren und arbeiten dabei materialschonend, was von großer Bedeutung ist, da diese teilweise bis 150 Jahre alt und fragil sind.
Wie haben jetzt insgesamt einen deutlich besseren Status. Im kommunalen Bereich sind wir Vorreiter und haben weitestgehend alle Standesamtsunterlagen online zur Verfügung gestellt, so dass Forscher und Interessenten weltweit darauf zugreifen können. Wenn wir uns unsere Statistik ansehen, dann haben wir seit dem letzten Jahr deutlich mehr Zugriffe von Benutzern. Ca 4000 Zugriffe, das ist viel für ein Archiv unserer Größenordnung. Die Anfragen sind international, diese reichen von Deutschland, Frankreich bis in die USA und auch Israel, also aus den verschiedensten Ländern, weltweit. Ohne Internetpräsenz ist man auch als Archiv einfach heute nicht mehr existent. Wir bekommen zahlreiche positive Rückmeldungen. Die Anschaffung des SensiShot-Scanners und der Visual Library war insgesamt eine „Win, win, win, win, win-Situation“ für unser Institut.  

Wie sind Sie vorgegangen, um sich am Markt nach passenden Lösungen umzuschauen?
Herr Sendker, ihr Außendienstmitarbeiter von Walter Nagel, hatte mich bereits in meiner alten Dienststelle in Bad Neuenahr-Ahrweiler einmal besucht und mir den Scanner vor Ort präsentiert und vorgeführt. Ich habe mir das Gerät also schon vorab genau angesehen und einen Eindruck über die verschiedenen Vorteile gewonnen.
Zu dem Zeitpunkt war es aber undenkbar mit unserem Haushalt so ein Gerät anzuschaffen. Der Austausch mit Kollegen aus dem Stadt- und Kreisarchiv Montabaur und aus dem Marchivum Mannheim über ihre Erfahrungen waren auch sehr hilfreich. Diese nutzen die gleiche Technik und haben, so wie wir letztendlich dann auch, die Anschaffungen durch Fördermittel aus der Förderung „WissensWandel“ realisieren können. Die leider eingestellte Bundes-Förderung „WissensWandel“ hatte Bibliotheken und Archive in der digitalen Weiterentwicklung unterstützt. Ohne diese Fördermittel ist es für kleine und kommunale Archive schwierig bis unmöglich solche Anschaffungen zu tätigen. Wir hatten Glück und mit der Förderung den passenden Geldsegen zum richtigen Zeitpunkt erhalten, um die gewünschten Anschaffungen tätigen zu können.  

Was sehen Sie als nächste große Aufgabe im Bereich der Digitalisierung in Ihrem Haus?
Die Personenstandsunterlagen sind weitestgehend bearbeitet. Jährlich kommen hier natürlich neue dazu, die bearbeitet und zur Verfügung gestellt werden müssen.
Ein weiterer großer Bereich stellt die Nachfrage nach Überlieferungen im Bauaktenbereich dar, die nach und nach aufgearbeitet und online gestellt werden sollen. Seit Juli 2021 ist Bad Ems als Welterbe anerkannt, weswegen eine erhöhte Nachfrage von Bauakten beispielsweise durch Architekten und Denkmalämter zu verzeichnen ist. Dem möchten wir nachkommen.
Die Verzeichnung, Digitalisierung und Onlinestellung unserer Bestände für Nutzer hat für uns erste Priorität.